Mit einem klaren Anliegen beginnen
Online-Terminvergabe in einer Zahnarztpraxis soll einen Teil der Terminabstimmung übernehmen. Dafür reicht ein Buchungsbutton allein nicht aus. Patienten brauchen ein verständliches Anliegen und passende freie Zeiten. Das Team braucht Regeln, auf die es sich verlassen kann.
Für den Einstieg eignet sich eine Terminart, deren Ablauf Ihre Praxis gut kennt. Prophylaxe kann dafür infrage kommen, wenn Dauer, benötigte Mitarbeitende und Voraussetzungen festgelegt sind. Ob ein bestimmter Termin online angeboten werden darf, entscheidet Ihre Praxis.
Beginnen Sie mit einem begrenzten Angebot. Wenn jede Behandlung sofort online auswählbar ist, steigen auch die Anforderungen an die Einordnung. Ein kleiner, sauber geregelter Ablauf lässt sich leichter erklären und überprüfen.
Fünf Fragen vor dem Buchungsbutton
- Was dürfen Patienten buchen?Benennen Sie das Anliegen so, wie Patienten es verstehen. Interne Kürzel gehören nicht in die Auswahl.
- Wie lange dauert der Termin?Legen Sie die benötigte Zeit einschließlich der organisatorischen Übergänge fest. Unterschiedliche Fälle können unterschiedliche Regeln brauchen.
- Wer und was muss verfügbar sein?Behandler, Prophylaxeteam, Räume und weitere Ressourcen müssen zum freigegebenen Zeitfenster passen.
- Für wen gilt das Angebot?Klären Sie, ob bekannte Patienten, Neupatienten oder bestimmte Gruppen den Termin selbst wählen dürfen.
- Was passiert bei einer Ausnahme?Ein unklarer Wunsch, eine kurzfristige Änderung oder ein technischer Fehler braucht einen zuständigen Ansprechpartner im Team.
Diese Regeln sind die eigentliche Grundlage der Onlinebuchung. Sie bestimmen, ob eine Buchung einen Telefonvorgang ersetzt oder später zusätzliche Rückfragen auslöst.
Ein kurzer Weg für Patienten
Eine verständliche Terminart auswählen.
Nur dafür freigegebene Zeiten sehen.
Bestätigung und einen klaren Änderungsweg erhalten.
Fiktives Ablaufbeispiel
Anna Dentis möchte abends einen Prophylaxe-Termin vereinbaren. Sie wählt das Anliegen und einen passenden freigegebenen Zeitpunkt. Dafür muss sie keinen Rückruf mit mehreren Terminvorschlägen abwarten.
Zur Buchung gehört auch die Zeit danach. Ein Patient muss wiederfinden können, wann der Termin stattfindet und wie er bei Verhinderung reagieren soll. Dabei gelten die Änderungs- und Absageregeln Ihrer Praxis.
Für dringende oder unklare Anliegen braucht es eine erkennbare Alternative. Nicht jeder Kontakt lässt sich durch ein Auswahlmenü sinnvoll beantworten.
Das PVS bleibt der Ausgangspunkt
Ihr Praxisverwaltungssystem führt Kalender und Patientenstammdaten. Terminwelle soll diesen Ablauf ergänzen. Eine zweite Terminwelt, die das Team dauerhaft von Hand abgleichen muss, wäre ein zusätzlicher organisatorischer Aufwand.
Prüfen Sie deshalb eine Anbindung konkret: Welche Softwareversion wird unterstützt? Welche Herstellerfreigabe und Lizenz sind erforderlich? Wie werden Änderungen übernommen? Was passiert, wenn die Verbindung nicht verfügbar ist?
Hersteller veröffentlichen eigene Partnerangebote, beispielsweise solutio zur Online-Terminvergabe. Ein dort genanntes Partnerangebot ist kein Nachweis dafür, dass jeder andere Anbieter dieselbe Anbindung besitzt.
Im Gespräch erfassen wir Ihr PVS und Ihre Version. Die konkrete Anbindung, der vereinbarte Funktionsumfang und mögliche Schnittstellenkosten werden vor einem Leistungsstart bestätigt. Eine charly- oder DS-Win-Anbindung wird nicht pauschal zugesagt.
Buchung und Erinnerung gehören zusammen
Nach der Terminvereinbarung kann eine Erinnerung per E-Mail oder SMS helfen, den Termin wieder in den Blick zu bringen. Kontaktweg und Vorlauf sollten zur Praxis und zu den Wünschen des Patienten passen.
Die Erinnerung muss zum aktuellen Termin gehören. Wurde ein Termin geändert oder abgesagt, darf ein alter Versandauftrag nicht einfach unverändert weiterlaufen. Ebenso wichtig ist ein klarer Weg, wenn der Patient nach Erhalt der Erinnerung verhindert ist.
Mehr dazu lesen Sie im Leitfaden No-Shows in der Zahnarztpraxis: Erinnern statt vergessen. Den tatsächlichen Versandweg und die SMS-Verbrauchskosten klären wir für Ihre Praxis vor dem Start.
Den Nutzen im Praxisalltag prüfen
Der relevante Nutzen ist der vereinfachte Ablauf. Eine Onlinebuchung allein beweist noch keine eingesparte Teamzeit. Halten Sie für einen begrenzten Einstieg fest, welche passenden Termine online vereinbart werden und wie viele davon anschließend korrigiert werden müssen.
Betrachten Sie außerdem die verbleibenden Termin-Anrufe und den Aufwand für Änderungen. Vergleichen Sie ähnliche Zeiträume und Terminarten. Ferien, Öffnungszeiten und Personalbesetzung können die Ergebnisse beeinflussen.
Ein praktischer Startpunkt ist ein kurzer Terminablauf mit klaren Verantwortlichkeiten. Unser Leitfaden Prophylaxe-Termine organisieren zeigt, wie Sie ihn Schritt für Schritt vorbereiten.
Häufige Fragen zur Online-Terminvergabe
Müssen alle Behandlungen online buchbar sein?
Nein. Sie können mit einer klar geregelten Terminart beginnen. Die Praxis entscheidet, welche Anliegen und Zeiten geeignet sind und wann eine persönliche Abstimmung nötig bleibt.
Ersetzt Terminwelle die Praxissoftware?
Das PVS bleibt das führende System für Kalender und Patientenstammdaten. Die konkrete Ergänzung Ihres Praxisablaufs und die dafür nötige Anbindung werden im Gespräch geklärt.
Was kostet der Einstieg?
Das Startangebot beträgt 99 € netto pro Standort und Monat, monatlich kündbar. Für die ersten drei Praxen ist die persönliche Einrichtung ohne separate Einrichtungsgebühr vorgesehen. SMS-Verbrauch und mögliche Schnittstellenkosten werden vor Vertragsabschluss separat beziffert.